[column] Hoe krijg je journalist naar pr-event?

Ik vroeg onder meer Hans van der Beek, Parool-journalist van de fameuze rubriek Schuim, wat hem beweegt om naar een event te komen. Ook Merlin Melles, oprichter van Founders Carbon Network (fCN), ‘de netwerk-koningin van Nederland’, deelt tips.

Journalisten komen naar events met een ‘haakje’. Er moet een aanleiding zijn, een reden waarom het event relevant is. Dat kan iets grappigs of opvallends zijn, maar je kan ook gebruikmaken van de actualiteit.

Tip 1: Organiseer een event met een haakje

Journalisten komen naar events met een ‘haakje’. Er moet een aanleiding zijn, een reden waarom het event relevant is. Dat kan iets grappigs of opvallends zijn, maar je kan ook gebruikmaken van de actualiteit. Events met BN’ers krijgen doorgaans ook meer aandacht. Creativiteit loont. Je hoeft niet altijd voor een jonge vlogger te kiezen, maar kan ook (of zelfs: juist!) een bejaarde sportman uitnodigen, die niet vaak in de openbaarheid treedt.

 Tip 2: Kies voor een platte tekst

Wil je dat jouw uitnodiging nog terug te vinden is in iemands mailbox? Deel de boodschap als platte tekst, want een goede header kan natuurlijk geen kwaad voor de presentatie. Hoe mooi een JPEG of een GIF’je ook is, het zijn geen formaten die makkelijk doorzoekbaar zijn. Ook het delen van een PDF-bestand is onhandig. De tekst die hierin staat is moeilijk te kopiëren, wat het werk van een redacteur alleen maar lastiger maakt. Dat vergroot de kans op publicatie niet.

 Tip 3: Overweeg eens de dinsdag of woensdag

De meeste filmpremières vinden plaats op een maandag. Ook donderdag is populaire avonden voor lanceringen of presentaties. Op dinsdag en woensdag zijn er echter veel minder events die bedoeld zijn om content of nieuws met journalisten te delen. Natuurlijk is een dinsdag niet zo spannend als een donderdag, maar de kans is wel een stuk groter dat journalisten op deze avond beschikbaar zijn.

Tip 4: Stuur een heldere uitnodiging

Een uitnodiging moet precies vertellen wat er op het event te verwachten valt. Wanneer, waar, waarom en hoe laat vindt een event plaats? Zorgt dat de RSVP een link is waar je duidelijk kunt aan- en afmelden, zodat genodigden niet hoeven te reageren op een emailadres. Merlin Melles ontvangt maandelijks talloze uitnodigingen. Volgens haar stel je zo een goede uitnodiging op:

•             Vermeld in de onderwerpregel van een uitnodiging de datum, locatie en inhoud van een event;

•             Deel de parkeermogelijkheden, aanrijroutes en mogelijkheden voor het OV;

•             Laat weten hoeveel mensen zijn uitgenodigd, wie er aanwezig zullen zijn en tijdens welke momenten de gasten er moeten zijn;

•             Laat weten of er eten is, of het binnen of buiten is, of het koud is en wat de dresscode (zoals casual of formeel) is.

•             Bied daarnaast een handig overzicht van alle informatie, zoals een compacte event-website. Hier kunnen alle journalisten alle actuele en gedetailleerde informatie vinden en event-content kunnen downloaden, zoals het persbericht, foto- en videomateriaal.

Tip 5: Zorg dat je bereikbaar bent

Het zal je verbazen, maar regelmatig worden uitnodigingen gedeeld via een e-mailadres dat niet beantwoord wordt. Heeft een journalist vragen over de organisatie of het event, dan is het nodig dat deze beantwoord worden. Zorg er dus altijd voor dat je bereikbaar bent en dat het e-mailadres dat gebruikt wordt voor het verzenden van de uitnodigingen, ook bemand wordt.

 Tip 6: Val journalisten niet onnodig lastig

“Telefonisch stalken van journalisten was een tijd in de mode, maar mailen werkt een stuk beter”, vertelt Hans van der Beek, Parool-journalist. Journalisten ontvangen het liefst zo min mogelijk updates en reminders. Bel ze ook niet continu. “Tegen de eventmanagers en pr-mensen van Nederland wil ik zeggen: mail me alle informatie in één keer, zodat ik niet hoef mee te schrijven. Dat werkt het beste.”

Tip 7: Grijp meteen de aandacht

Als journalisten willen dat je alle informatie mailt, dan is de uitnodiging het belangrijkste informatiekanaal. Maar mensen - dus ook: redacteuren - hebben last van een overload aan informatie. Onze aandachtsboog is daardoor nog maar acht (!) seconden, slechts een seconde minder dan die van een goudvis. Grijp dus meteen de aandacht, zorg dat je uitnodiging eruit springt, door een prikkelende tekst en/of aansprekende afbeelding te gebruiken.

Deze blog is van Rutger Bremer, oprichter van Momice, een scale-up in event-registratiesoftware.